Erfolgreiche interne Kommunikation mit überschaubarem Aufwand ist keine Raketenwissenschaft

Interne Kommunikation ist wichtig für den Erfolg von Unternehmen – das bezeugen auch Studien. Gleichzeitig lässt sich die interne Kommunikation mit geringem Mitteleinsatz und echtem Engagement zum Erfolg führen. Dieser Beitrag zeigt an wenigen Beispielen, wie das gelingen kann.

In meinem letzten Artikel hier auf Zielbar habe ich mich den No-Gos in der internen Kommunikation gewidmet. Zu unserer aller Freude konnten wir im Team feststellen, dass dieses Thema auf reges Interesse stößt, was uns dazu veranlasst hat, einen weiteren Beitrag dazu zu veröffentlichen. Diesmal geht es aber nicht um die Fehler, sondern um die Frage, was wir als Unternehmen tun können, um die interne Kommunikation schnell, effizient und kostengünstig zu verbessern. Davor möchte ich aber noch beleuchten, warum die Kommunikation nach innen für den Unternehmenserfolg so essenziell ist.

Mitarbeiter & Kommunikation – Der Schlüssel zum Unternehmenserfolg

Unsere Mitarbeiter sind unser größtes Kapital und unsere wichtigste Dialoggruppe. Erfolgreiche Unternehmen werden durch eine solide Mitarbeiterkommunikation gestärkt, und ihr Wert kann nicht zu hoch eingestuft werden. Kommunikation ist das, was unsere Beziehungen zusammenhält, und je besser wir miteinander reden, desto effizienter und agiler ist unser gemeinsames Handeln. Dennoch wird die interne Kommunikation oft wie ein Stiefkind behandelt.

Im Rahmen einer gemeinsamen Studie von Fink & Fuchs und dem Institut für strategische Kommunikation von Prof. Dr. Ansgar Zerfaß an der Universität Leipzig, wurden insgesamt 561 Unternehmen in Deutschland zu ihrer internen und externen Kommunikation befragt. Darunter waren auch 270 Entscheider mittelständischer Unternehmen, die maximal 499 Mitarbeiter und 50 Mio. Euro Umsatz aufzeigten. Die ausführlichen Ergebnisse der Studie seht ihr bei Slideshare. Ich möchte eine Handvoll davon in unseren Fokus rücken.

Diese und vergleichbare Studien zeigen wie so oft, dass

• die Digitalisierung von Kommunikation und Marketing als besonders wichtig eingestuft wird.
• ein Großteil der Kommunikationsagenden bei der Geschäftsführung liegt.
• bei vielen Unternehmen Marketing und Produktkommunikation im Fokus stehen.
• es kaum übergeordnete Kommunikationsstrategien gibt.
• finanzielle Budgets für Kommunikationsmaßnahmen meist begrenzt sind.

Dass unter diesen Bedingungen besonders die interne Kommunikation leidet, lässt sich leicht aus der Studie herauslesen. Wollen Unternehmen jedoch erfolgreich am Markt mitmischen, müssen sie nicht nur Kunden und Geschäftspartner in die Kommunikation einbinden, sondern vor allem die eigenen Mitarbeiter.

Mitarbeiterengagement als knappe Ressource

Dass Mitarbeiterkommunikation wichtig ist, hören und lesen wir zwar oft, aber so richtig ankommen tut diese Botschaft dennoch nicht. Daher muss ich hier ein dramatischeres Bild aufzeigen. Das Gallup Institut analysiert seit dem Jahr 2000 das Mitarbeiterengagement in Unternehmen und stellt fest: Die Welt hat ein Engagement-Problem!

The world has an employee engagement crisis, with serious and potentially lasting repercussions for the global economy.

Gallup Institut

Die Welt hat also eine Mitarbeiterengagement-Krise mit ernstzunehmenden und potenziell langfristigen Folgen für die globale Wirtschaft, wie es übersetzt heißt.

Und hier nun meine „Offenbarung“: Mitarbeiter, die

• als Menschen wertgeschätzt werden,
• gut informiert sind,
• die Unternehmensziele kennen und
• sich als wichtiges Mitglied des Unternehmens sehen,

sind engagierter! Darauf weist auch die geschätzte Kollegin Regina Daum-Meemann in ihrem lesenswerten Beitrag „Zehn Tipps zur Verbesserung Ihrer internen Kommunikationskanäle“ hin.

Ein wichtiger Baustein, der zum Ausbau dieser Punkte beitragen kann, ist eine also gute und effiziente interne Kommunikation. Was können wir nun ganz konkret tun, um die interne Mitarbeiterkommunikation zu verbessern?

Intranet – das Nonplusultra?

Interne Kommunikation kann, besonders wenn sie digitalisiert ist, nicht nur den Informationsaustausch im Unternehmen beschleunigen, sie optimiert auch Arbeitswege, Prozesse und Strukturen. Als ultimative Richtlinie wird oft das Intranet herangezogen. Warum auch nicht? Denn es kann sehr viel und ist mit vielen Unternehmenszielen verknüpfbar.

• Im Intranet können etwa Projektdokumente gemeinsam und ortsunabhängig bearbeitet werden.
• Neuen Mitarbeitern können durch das Intranet die wichtigsten Informationen schnell und effizient zugänglich gemacht werden.
• Durch das Intranet können Unternehmensziele präsent und plakativ aufgezeigt werden.

Das sind nur drei von sehr vielen möglichen Vorteilen eines unternehmensinternen Informationsnetzwerkes.

Das Intranet ist aber keinesfalls das einzige und wohl auch nicht das erste Tool, das für die Verbesserung und den Ausbau der internen Kommunikation eingesetzt werden kann und sollte. Es kostet einerseits viel Zeit und Geld, andererseits ist es für kleine, mobil arbeitende Teams eher suboptimal. Schauen wir uns daher an, was für Kommunikationsanwendungen uns sonst noch zur Verfügung stehen.

Bestehende Strukturen nutzen

Nicht alles, was neu ist, muss auch besser sein. Ich kenne einige Unternehmen, die sich ein teures, internes Kommunikationstool zugelegt haben und danach feststellen mussten, dass es von den eigenen Mitarbeitern nicht angenommen wird. Das kann man sich ersparen und sollte stattdessen auf jene Strukturen setzen, die bereits im Unternehmen verankert sind und gerne genutzt werden (schwarze Bretter, Pinnwände, Mails, Büroküche etc.).

Bei der Analyse dieser Tools sind folgende Fragen zu stellen:

• Von wem wird dieses Kommunikationstool verwendet?
• Wie wird es verwendet?
• Wann kommt es zum Einsatz?
• Was sind seine Stärken bzw. Schwächen?
• Was kann man tun, um diese Anwendung noch effizienter zu machen bzw. noch besser in die Prozesse des Unternehmens zu integrieren?

Je nach Anwendung werden die Antworten unterschiedlich ausfallen, daher kann ich an dieser Stelle keinen pauschalen Tipp geben. Oder doch? Na ja, vielleicht teilweise: Wenn alle Stricke reißen und man absolut planlos ist, lohnt sich immer das Nachfragen bei den betroffenen Personen selbst. Im Fall des Tools könnte man also seine Mitarbeiter bzw. Kollegen fragen, was sich daran aus ihrer Sicht verbessern ließe.

Feedback als Praxis

Wenn wir schon beim Fragen sind: Eventuell ist es sinnvoll, öfter einmal aktiv bei Mitarbeitern und Kollegen hinzuhören und bei Bedarf konkret nachzufragen. Fragen zu stellen und Interesse zu zeigen, sind die wichtigsten Elemente einer gelungenen, zwischenmenschlichen Kommunikation.

Feedback regelmäßig auf den Plan zu rufen, ist ein simpler und effektiver Weg, um die interne Kommunikation zu verbessern. Das heißt aber nicht, dass jetzt jeden Montag um Punkt 8 Uhr ein Jour fixe ansteht.

Je nach Branche und Unternehmensstruktur machen hier unterschiedliche Zugänge Sinn. Wie wäre etwa einmal in Monat ein Brunch mit der Geschäftsführung zu ganz konkreten Themen? Oder jeden Freitag ein fixer Nachmittagskaffee mit den Kollegen aus dem Kundensupport? Aber vielleicht wäre auch eine Feedback-Box in der Kaffeeküche die bessere Variante? Was zählt, ist, dass Feedback und Fragen regelmäßig möglich sind und dass mit den eingeholten Antworten auch wirklich etwas bewegt wird. Andernfalls wäre es nur kommunikative Kosmetik.

Kommunikation unplugged und live

Ich habe es ja schon anklingen lassen: Interne Unternehmenskommunikation muss heute nicht digitalisiert ablaufen. Oft zahlt es sich sogar aus, auf analoge Alternativen zu setzen: Kantine, Büroküche, Meetingraum oder auch der Fahrstuhl. Unternehmen sollten Räume der Kommunikation schaffen und den Informationsaustausch konkret anregen!

Kollegen und Mitarbeiter lassen sich dadurch unterstützen, indem etwa Obstschalen und kleine Snacks zur Verfügung gestellt werden – so verweilen sie eine Spur länger an Ort und Stelle. Auch kleine Tischaufsteller mit Fragen und Anregungen (z. B. „Versende keine Mail, versende lieber ein Lächeln.“, „Hast du deinen Kollegen schon gefragt, was ihn derzeit das meiste Kopfzerbrechen bei seinem Job bereitet?“) können die Kommunikation ankurbeln. Wichtig ist, dass du an strategischen „Knotenpunkten“, wo Menschen häufig aufeinandertreffen (Kopiergerät vielleicht?), Kommunikation aktiv förderst.

Es geht mir hierbei nicht darum, den ganzen Tag mit den Kollegen zu quatschen, sondern intern den Wert der zwischenmenschlichen Kommunikation und des Informationsaustausches als unternehmerischen Erfolgsfaktor bewusst zu machen.

Innovation und Initiativen aufgreifen

Nicht selten organisieren sich Mitarbeiter innerhalb von Unternehmen in ihrer Kommunikation selbst, besonders wenn sie mit den bestehenden Tools nicht zufrieden sind. WhatsApp, Dropbox & Co. sind oft gesehene, digitale „Gäste“ der internen Unternehmenskommunikation. Sie zeigen, wo Handlungsbedarf bei der Digitalisierung der internen Kommunikation herrscht. Anstatt als Vorgesetzte dagegen anzukämpfen und bestimmte Dienste einfach zu verbieten, sollten wir auch hier auf ehrliche Kommunikation setzen und lösungsorientiert denken.

Für Unternehmen gilt es somit herauszufinden, warum ihre Mitarbeiter gerade dieses Tool nutzen und was ihnen an den hauseigenen Anwendungen nicht gefällt. Und dann sollten sich alle gemeinsam die Frage stellen, ob und wie diese neuen Tools in die Kommunikation eingebunden werden können. Richtlinien, welche Daten und Informationen über welche Plattformen geteilt werden dürfen, helfen oftmals weiter. Eventuell kann man sich auf bestimmte Anwendungen einigen, wenn alle klar sagen, was ihnen an diesen gefällt oder auch, warum bei einigen der Einsatz kritisch ist.

Weniger ist mehr

In der internen Kommunikation ist weniger oft mehr, denn je mehr unterschiedliche Tools intern genutzt werden, desto unübersichtlicher wird es. Auch wird die Gefahr größer, dass wichtige Informationen nicht zu allen durchdringen, weil nicht jeder dieselben Kommunikationswege bevorzugt.

„Weniger ist mehr“ gilt auch bei der Nutzung von Mails, die – so denke ich – immer noch der Platzhirsch der internen Kommunikation sind. Unendliche CC- und BCC-Schleifen, ewig lange Nachrichten, aber auch jene mit einem simplen „OK“ sind weder effizient noch sorgen sie für mehr Zufriedenheit. Eine ultimative Lösung gegen die E-Mail-Flut habe ich leider auch nicht parat, aber es hilft, wenn wir alle bewusster mit diesem Kommunikationstool umgehen.

Und was nun? Womit starten? Ich würde bei der Analyse bestehender Kommunikationsstrukturen ansetzen und genau hinschauen und zuhören, was sich die Mitarbeiter und Kollegen wirklich wünschen.

Artikelbild: Martin Mummel/GRVTY