Kritisch hinterfragt: Ist klassisches Zeitmanagement überhaupt noch sinnvoll?

Fünf Minuten. Mehr gibt der Driver im Thriller von Nicolas Winding Refn seinen „Klienten“ nicht, um einen Einbruch durchzuführen. Dann braust er davon, steht als Fluchtwagenfahrer nicht mehr zur Verfügung.

If I drive for you, you give me a time and a place, I give you a five minute window. Anything happens in that five minutes, then I’m yours, no matter what. Anything happens a minute either side of that, and you’re on your own. Do you understand?

„Wenn ich für dich fahre, gibst du mir eine Zeit und einen Ort, ich gebe dir ein Fünf-Minuten-Fenster. Was auch immer in diesen fünf Minuten passiert, ich gehöre dir. Bei allem, was auch nur eine Minute davor oder danach passiert, bist du auf dich allein gestellt. Hast du verstanden?“

Solch radikale Methoden findet man in Ratgebern zum Thema Zeitmanagement eher nicht. Und vielleicht liegt gerade dort das Problem.

Kuchendiagramme machen nicht satt

Die meisten Menschen würden sich wohl gegen einen Vergleich mit Maschinen sträuben. In alptraumhafter Kulisse wird dieser Vergleich in der Matrix durchgespielt, um noch ein Filmbeispiel zu nennen. Die Effizienz in Form von Maschinen hat gesiegt.

Und auch die meisten Zeitmanagement-Theorien gehen davon aus, dass wir stets rational denken, planen und handeln. Da ist es nur logisch, dass die maximale Effizienz im Vordergrund steht. Jeder kennt die klassischen Kuchendiagramme, die uns mit Prozent-Angaben den Tag durchtakten wollen.

Auf dem Papier bzw. dem Bildschirm sehen diese Tortendiagramme für Zeitmanagement ja auch zum Anbeißen aus. Ein bisschen Freizeit hier, die notwendigen Tasks dort, und schon wurde der Tag produktiv genutzt. Carpe diem! Doch ganz so einfach ist es leider nicht.

Wie wir tatsächlich entscheiden

Der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Und irrational obendrein. Gern möchten wir glauben, dass rationale Gedanken die Grundlage unserer Entscheidungen sind, doch in Wahrheit beeinflussen uns Gefühle, Vorlieben und Abneigungen weitaus stärker in unserer Wahl. Je mehr davon unterbewusst geschieht, umso unkontrollierter entscheiden wir. Die größte Gemeinheit dabei: Oft sind wir hinterher der festen Überzeugung, uns vollkommen rational mit Hilfe unseres Verstandes entschieden zu haben. Wir alle haben jedoch Problemlösungsstrategien entwickelt, die manchmal einfach nicht funktionieren wollen. Unsere Psyche lässt nur höchst ungern Altbewährtes los. So greift das limbische System auf unsere Erfahrungen zurück, ganz automatisch entwickeln wir Bilder von der Zukunft und dazugehörige Emotionen.

Wissenschaftler sprechen auch von eingeschränkter Rationalität, die durchaus Vorteile hat. Denn wir können unmöglich sämtliche Alternativen für Entscheidungen kennen und überblicken. Wir müssen uns neben unserem Verstand zusätzlich auf unsere Intuition, den „Bauch“ verlassen – auch bei so etwas vermeintlich Rationalem wie dem Zeitmanagement.

Die guten Vorsätze können daher scheitern. Wenn wir uns also am Montag fest vornehmen, am Freitag zwischen 13 und 15 Uhr konzentriert an einem Projekt zu arbeiten und uns ein Mittagstief einen Strich durch die Rechnung macht, erzeugen wir doppelten Stress: Zum einen setzen wir uns mit einer Vorgabe unter Druck, erlegen uns einen Zeitplan auf, zum anderen bekommen wir ein schlechtes Gewissen, haben das Gefühl, unseren eigenen Ansprüchen nicht gerecht zu werden. Die Folge einer solchen Haltung: Der Widerstand gegenüber der Aufgabe verstärkt sich.

Ist Zeitmanagement möglich?

Ja! Inzwischen sind die Konzepte zum Thema Zeitmanagement differenziert und psychologisch ausgeklügelter. So lautet ein Prinzip, das sich in der Praxis bewährt hat, die Entwicklung von Gewohnheiten. Wenn wir unsere Axt mit Beharrlichkeit schleifen, werden wir auch die dicksten Bäume fällen können. Stetiges Wiederholen verringert den Widerstand, das Unterbewusstsein programmiert die Abläufe als Routine ein.

So bekommen wir das Gefühl, uns fehle etwas ohne sie. Wir drehen den Spieß gewissermaßen um. Manipulation? Klar, aber im positiven Sinne, denn die Trägheit des Körpers gilt es nicht nur in der Physik zu überwinden. So können wir bei konstantem Sporttraining in Verbindung mit den positiven Auswirkungen die Sehnsucht entwickeln, auch weiterhin Sport zu treiben, wir machen einen kleinen Wettkampf daraus. Dass nicht nur im Freizeitbereich die spielerischen Ansätze erfolgversprechend sind, zeigt das Prinzip Gamification.

Ein weiterer Punkt, um ein Qualitätszeitmanagement zu sichern, ist das Setzen von Prioritäten. Dieser sehr guten Methode steht allerdings ein Satz entgegen, der sich unter Angestellten wie auch Selbstständigen großer Beliebtheit erfreut:

„Dafür habe ich keine Zeit!“

Doch es ist nicht die Zeit, die uns fehlt, sondern die Klarheit. Bereits der römische Philosoph Seneca hat das treffend auf den Punkt gebracht:

„Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

Man könnte dieses Zitat heutzutage so abwandeln, dass nicht die ungenutzte Zeit, sondern die falsch genutzte Zeit problematisch ist. Wer den Schwerpunkt beispielsweise auf Social-Media-Präsenzen legt, obwohl der aktuelle Kundentermin drängender ist, wer sich trotz Muskelkater ins Fitnessstudio quält – kurzum, wer Selbstsabotage betreibt, der muss ins Straucheln kommen. Das ist in etwa so, als würde der Driver mit angezogener Handbremse fahren.

Da helfen auch keine Pläne oder Systeme, die augenscheinlich ihren Reiz haben. Beliebt bei Freiberuflern sind zum Beispiel Zeiterfassungstools. Doch nicht jeder Freelancer kann und will sich mit einer digitalen Stechuhr an den Schreibtisch binden, vielmehr fühlen sich nicht wenige durch derartige Apps unter Druck gesetzt und arbeiten in letzter Konsequenz unproduktiv. Unternehmen sollten dieses Problem auch im Blick behalten, wenn sie mit Freien zusammenarbeiten.

Intelligentes Zeitmanagement

Das smarte Zeitmanagement ist eines, das nicht als Management empfunden wird. Experten sprechen sogar vom Anti-Zeitmanagement und brechen mit dem ebenso falschen wie populären Motto „Viel hilft viel“.

Das Stichwort lautet hier ganz klar Reduktion, die Konzentration auf das Wesentliche. Unternehmer, aber auch Angestellte und Freiberufler sollten sich daher folgende Fragen stellen:

• Welche Aufgaben kann ich auslagern?
• Gibt es Tasks, die unnötig und/oder umständlich sind und gestrichen werden können?
• Welche Ziele sind mir besonders wichtig?
• Welche neuen Gewohnheiten könnte ich mir aneignen?
• Welche Opfer bin ich bereit zu bringen?

Insbesondere der letzte Punkt klingt äußerst unbequem. Freiräume zu schaffen ist eben ein aktiver Prozess, dem einige womöglich liebgewonnene Gewohnheiten „zum Opfer fallen“. So müsste ein Fernsehabend der Pflege des eigenen Business‘ weichen. Oder umgekehrt. Immer geht es um die eigenen Ziele, die wir erreichen möchten. Je ehrlicher wir in dieser Hinsicht zu uns selbst sind, umso besser kommen wir voran, können die Handbremse lösen und Vollgas geben.

Viel wichtiger jedoch ist die Förderung der intrinsischen Motivation. Je sinnvoller uns eine Tätigkeit erscheint, je mehr wir ihre Bedeutung für unser Vorankommen oder wir den Sinn an einer Teilhabe an Gemeinschaftsprojekten erkennen, desto leichter fällt es uns, Prioritäten zu setzen. Wäre da nur nicht der innere Schweinehund.

Aufschieberitis und die innere Uhr

Der Weg zu einem smarten Zeitmanagement führt also nach innen. Wenn wir herausfinden, wie wir wortwörtlich ticken, können wir auch die Zeit in unserem Leben erfüllender nutzen. Wir benötigen einen Fokus, der klar und deutlich auf das Ziel ausgerichtet ist.

Neben der Fokussierung ist eine weitere Qualität entscheidend: den ureigenen Rhythmus zu kennen. Die Wissenschaft hat nachgewiesen, dass es unterschiedliche Arbeitstypen gibt – während der eine erst am Abend so richtig in Fahrt kommt, springt der andere beim ersten Sonnenstrahl aus dem Bett und macht sich ans Werk. Der Schlaf-Wach-Rhythmus ist individuell höchst verschieden. Selbstständige sind hier klar im Vorteil, können sie doch ihr eigenes System, abgestimmt auf ihre Bedürfnisse, entwickeln.

Das funktioniert natürlich nicht immer, denn egal, welchem Rhythmus man auch folgt – die Steuererklärung muss trotzdem gemacht, die Rechnungen zeitnah zum Auftrag geschrieben und der Müll heruntergebracht werden.

Ein kluges Zeitmanagement entbindet daher nicht von unbequemen Aufgaben (wie sollte es auch?), sondern richtet den Fokus auf Relevanz und Bedeutung. Wenn wir uns vor Augen halten, warum wir eine Rechnung schreiben (Belohung: Geld), die Steuererklärung machen usw., fallen uns diese Tasks wesentlich leichter.

Der Mythos vom Multitasking

Wie wir unsere Zeiträume füllen, ist darüber hinaus ein Schlüsselelement für ein gelingendes Zeitmanagement. Die gängige Lehrmeinung sieht Multitasking kritisch, gar schädlich für Gehirn und Konzentration. Doch gerade Selbstständige müssen auf mehreren Ebenen gleichzeitig denken und agieren. Was jedoch mitnichten bedeutet, alle anstehenden Aufgaben gleichzeitig ausführen zu müssen.

Psychologen haben nachgewiesen, dass unser Gehirn nicht dazu befähigt ist, mehrere anspruchsvolle Aufgaben zur gleichen Zeit zu erledigen. Jeder Versuch in dieser Hinsicht maximiert also die Zerstreuung.

Im Umkehrschluss kann dies jedoch nicht heißen, dass wir uns in jeder Minute des Tages wie „Abarbeiter“ verhalten. Neben der Planung eigener Aufgaben ist es daher zu empfehlen, Freiräume auch tatsächlich frei bleiben zu lassen, um spontane Entscheidungen je nach Bedürfnislage treffen zu können.

Fazit

Das klassische Zeitmanagement mit an Tasks orientierten Blöcken hat ausgedient. Längst steuern Ratgeber und Coaches in eine Richtung, die unsere menschlichen Stärken und Schwächen sowie den aktuellen Stand der Wissenschaft berücksichtigt und die Frustration auf ein möglichst niedriges Level zu bringen versucht. Denn eines ist klar: Intrinsische Motivation und eine Klarheit im Geiste sind die stärksten Antriebskräfte, die uns zur Verfügung stehen.

Artikelbild: Martin Mummel/GRVTY